Règlement intérieur

Article 1 : Agrément des nouveaux membres

Tout personne physique ou morale remplissant les conditions de l’article 7 des statuts de l’association peut demander à adhérer à l’association.

1.1 : Membres actifs individuels

Lors de la demande d'adhésion, une copie recto-verso de la carte professionnelle doit être fournie.

1.2 : Membres actifs individuels issus des associations par langue

Les membres d’associations de guides conférenciers ou guides interprètes en langue vivante étrangère dont plus de la moitié sont adhérents à la FNGIC peuvent bénéficier du tarif réduit pour leur adhésion à la FNGIC en qualité de membre actif individuel.

Pour être considérés comme des membres actifs individuels de la FNGIC, ces membres doivent suivre la même procédure d'inscription que les autres membres actifs individuels.

1.3 : Membres actifs associatifs

Les membres actifs associatifs (personnes morales regroupant des guides-interprètes et/ou des guides-conférenciers et/ou des conférenciers) signent un contrat d'adhésion. Ils s'engagent à ne regrouper dans leur structure que des guides interprètes et conférenciers qualifiés en possession d'une carte professionnelle.

Ils s'engagent à demander à leurs adhérents :

• la copie recto-verso de leur(s) carte(s) professionnelle(s) et à la vérifier
• à respecter les mêmes délais pour verser leur cotisation annuelle que ceux fixés aux membres actifs individuels
• à fournir avec leur cotisation annuelle une liste à jour de leurs adhérents à la fédération avec la / les qualifications de chaque adhérent, les langues parlées et leurs coordonnées (mail, adresse + téléphone).

La pratique de visites guidées en langue française peut également y être indiquée de façon distincte.

Les membres actifs associatifs s’engagent à informer leurs adhérents en cas de perte de leur qualité d’adhérents à la FNGIC.

1.4 : Membres actifs individuels issus des associations adhérentes

Les membres actifs individuels issus des associations adhérentes bénéficient de la qualité d’adhérent de la FNGIC, mais ne bénéficient pas de l’ensemble des services proposés par la FNGIC à leurs adhérents membres actifs individuels, sauf à adhérer à titre individuel.

1.5 : Membres bienfaiteurs

Les membres bienfaiteurs sont des personnes physiques ou morales qui souhaitent apporter leur soutien à la FNGIC.

A la demande d’un candidat à ce statut, le Conseil d'administration de la FNGIC peut le lui accorder pour une année en contrepartie d’une cotisation. Leur adhésion n'est pas automatiquement reconduite d'une année sur l'autre.

Les membres bienfaiteurs peuvent recevoir des informations émanant de la FNGIC. Ils n'ont pas le droit de vote aux assemblées générales, auxquelles ils peuvent néanmoins assister.

Les membres bienfaiteurs peuvent recevoir des informations émanant de la FNGIC. Ils n'ont pas le droit de vote aux assemblées générales, auxquelles ils peuvent néanmoins assister.

Article 2 : Adhésion – Perte de la qualité de membre

2.1 : Adhésion et droits des adhérents

Le Conseil d'administration étudie les demandes d'adhésion. Il est habilité à requérir des informations supplémentaires sur le parcours professionnel et/ou universitaire de la personne concernée. Il peut également refuser une demande d'adhésion ne remplissant pas les conditions de l’article 7 des statuts de l’association.

L'adhésion est valable pour l'année civile en cours et se termine le 31 décembre.

Les nouveaux adhérents (à l’exception des membres actifs individuels issus des associations adhérentes et des membres bienfaiteurs) s’engagent à créer leur « espace adhérent » sur le site fngic.fr, en complétant leur profil et notamment en indiquant leurs noms et prénom, coordonnées postales, un numéro de téléphone, une adresse mail, leur statut juridique et leur numéro de SIRET, le type de carte de guide qu’ils détiennent, l’année de son obtention, l’intitulé et l’année d’obtention de leur diplôme de guide-conférencier, l’établissement d’obtention du diplôme, leur département et leur langues d’activité, et enfin à y joindre une photographie d’eux-mêmes et une version scannée de leur carte de guide. Ils s'engagent à ce que les informations fournies sur leur profil soient véridiques.

La création de l’espace adhérent est obligatoire pour les membres actifs individuels.

Les adhérents auront le choix de compléter ou non un profil public consultable sur le site fngic.fr, étant précisé que leurs coordonnées postales ne sont jamais rendues publiques et ne sont visibles que des administrateurs de la FNGIC.

Les adhérents (à l’exception des membres actifs individuels issus des associations adhérentes et des membres bienfaiteurs) ont accès aux visites de formation.

Les adhérents ont également droit, à compter de leur troisième année d’adhésion consécutive, à la mutuelle KLESIAMUT au tarif préférentiel de collectivité.

Le montant des cotisations est fixé chaque année par le Conseil d’administration.

2.2 : Perte de la qualité de membre

La qualité de membre se perd par démission, décès ou radiation, pour non-paiement de la cotisation, non-respect du présent règlement ou pour motifs graves conformément à l’article 8 des statuts de l’association.

Le membre démissionnaire devra adresser sa décision au président du Conseil d’administration par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle n'a pas à être motivée. Aucune restitution de cotisation n'est due au membre démissionnaire.

En cas de décès, la qualité de membre disparaît avec la personne et ni les héritiers, ni les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l'association.

Article 3 : Conditions tarifaires exceptionnelles

Des conditions tarifaires spécifiques sont accordées :

• aux nouveaux adhérents (primo adhérents et d'anciens adhérents de la FNGIC n'ayant pas réadhéré à la FNGIC au cours des cinq dernières années);
• aux nouveaux adhérents faisant une demande d’adhésion à compter du 15 septembre ;
• aux membres actifs individuels issus des associations par langue ;
• aux membres actifs associatifs ;
• aux membres actifs individuels issus des associations adhérentes.

Article 4 : Paiement de la cotisation

Chaque adhérent s'engage à respecter la date limite pour le paiement de la cotisation.

Passée cette date limite, l'adhérent sera radié de l'association, son profil et son espace adhérent seront le cas échéant supprimés du site de la FNGIC www.fngic.fr et l’adhérent qui en ferait partie sera supprimé des groupes privés sur les réseaux sociaux et/ou groupes de discussion par messagerie administrés par la FNGIC.

La date limite de versement des cotisations est fixée au 1er avril de l’année en cours.

L'adhérent s'engage à garder strictement personnel ses identifiants à l’espace « Adhérents » du site.

Article 5 : Confidentialité

Toutes informations, données, documents de toute nature, concernant ou non la FNGIC, qui pourraient être divulgués par la FNGIC à l’adhérent, sont confidentielles, qu’elles soient divulguées par oral, écrit ou par voie électronique, sans qu’il soit nécessaire d’en désigner par écrit le caractère confidentiel. Sont notamment concernées les informations portées à la connaissance de l’adhérent par email ou sur son espace adhérent, telles que comptes-rendus de réunion, barème indicatif de tarifs, résultats d’enquêtes, bilans annuels d’activité et bilans financiers, synthèses thématiques, contenus de formation, mais également tous documents, textes, éléments, concepts, savoir-faire, études, fichiers, données, bases de données, spécifications, images, mémorandums, analyses, développement, de quelque nature que ce soit, ou information d'ordre stratégique, économique, commercial, scientifique, organisationnel, informatique, technique ou non technique, quels qu’en soient la forme ou le support.

Ne sont toutefois pas concernées les informations :

• qui sont ou deviennent connues du public autrement que par une violation de la présente clause, ;
• qui auront été reçue d'un tiers de manière licite sans violation de la présente obligation de confidentialité ;
• qui étaient légalement en la possession de l’adhérent avant leur divulgation ;
• que la loi, la règlementation applicable, ou toute autorité judiciaire ou administrative légalement autorisée obligerait à divulguer, auquel cas l’adhérent doit immédiatement avertir la FNGIC et préciser quelles informations confidentielles doivent être divulguées.

L’adhérent recevant une information confidentielle, s’engage à :

• garder les informations confidentielles strictement confidentielles et à les traiter avec le même degré de précaution et de protection que celui appliqué à ses propres informations confidentielles, et au moins un degré de protection raisonnable ;
• ne pas divulguer les informations confidentielles à des tiers sans accord préalable et écrit de la FNGIC ;
• utiliser les informations confidentielles uniquement dans le cadre de son adhésion à la FNGIC.

La présente obligation de confidentialité s’applique à compter de l’adhésion, et se poursuivra tant que l’information confidentielle ne sera pas dans le domaine public ou volontairement divulguée.

Article 6 : Mention de la qualité d’adhérent

L'adhérent membre actif individuel et membre actif individuel issu des associations adhérentes peut utiliser sur ses différents supports professionnels (mails, site internet, cartes de visite etc..) la mention « adhérent à la FNGIC » accolée au logo de la fédération. Un badge « adhérent » lui sera remis.

Les adhérents perdent cette faculté dès lors qu’ils ne sont plus à jour de leur cotisation, que ce soit à titre individuel ou via l’association adhérente.

Article 7 : Comptes de réseaux sociaux gérés par la FNGIC

Les adhérents actifs et membres bienfaiteurs s'engagent à entretenir avec les autres intervenants des relations courtoises et constructives et, le cas échéant, à respecter la confidentialité des propos qui y sont échangés. Lorsque ces règles ne sont pas respectées par l'adhérent, un membre du Bureau en concertation avec le Conseil d'administration de la FNGIC pourra lui adresser un premier mail d'avertissement suivi, le cas échéant, d'un second mail, à la suite de quoi l'adhérent pourra être radié du réseau social sur décision du Conseil d'administration.

Article 8 : Charte de qualité

En adhérant à la FNGIC, le guide-conférencier s'engage à respecter la charte de qualité adoptée en Assemblée Générale, le 11 février 2014. La charte de qualité sera placée dans l'espace « adhérent » du site et portée à la connaissance de chaque nouvel adhérent.

Article 9 : Fonctions électives

9.1 : Exclusion d’employeurs

Ne peuvent accéder à des fonctions au sein du Conseil d’administration les adhérents employant des guides ou ayant la qualité de donneur d’ordre.

9.2 : Fonctions électives au sein d’autres associations professionnelles

Chaque membre du Conseil d'administration de la FNGIC s'engage à informer le Conseil d'administration sur ses fonctions électives éventuelles dans une ou des associations professionnelles autres que la FNGIC et dont l'objet est similaire à celui de la FNGIC.

9.3 : Présentation aux élections d’une autre association professionnelle

Les membres élus au Conseil d’administration de la FNGIC s’engagent à ne pas se présenter aux élections d'une association professionnelle dont l'objet est similaire à celui de la FNGIC, préalablement à une démission ou fin de fonctions au sein du Conseil de la FNGIC.

Cette mesure ne concerne ni les élections au Conseil d'administration d'une association membre actif associatif de la FNGIC, ni les élections au Conseil d'administration d'une association de guides conférenciers par langue agréée par la fédération, ni les élections au Conseil d’administration d'une association dont la FNGIC est membre (FEG, WFTGA etc..).

9.4 : Présentation aux élections de la FNGIC

Tout adhérent assurant une fonction élective dans une association professionnelle autre que la FNGIC et dont l'objet est similaire à celui de la FNGIC, ne pourra se présenter aux élections au Conseil d'administration de la FNGIC.

Cette mesure ne concerne ni les élus d'une association membre associatif de la FNGIC, ni ceux d'une association de guides conférenciers par langue agréée par la fédération, ni de toute association dont est membre la FNGIC.

9.5 : Fin de mandat

Tout adhérent ayant occupé des fonctions électives au sein du Conseil d'administration de la FNGIC s’engage, en fin de mandat, à effacer toute mention de son titre sur sa communication et en particulier ses comptes de réseaux sociaux, sites internet, cartes de visite, prospectus etc., ou à ne le mentionner qu’en précisant qu’il s’agit de son ancien titre. De même, il ne pourra plus, après la fin de son mandat, utiliser toute forme de communication attachée à la FNGIC, et notamment les cartes de visite nominatives FNGIC ou adresse mail @fngic.fr ayant été mises à sa disposition pendant son mandat.

Article 10 : Délégués

Le Conseil d'administration peut désigner des adhérents comme délégués de la FNGIC pour des missions spécifiques. Ces missions sont, selon la nature de l'activité, ponctuelles ou pérennes.

Les missions pérennes sont reconductibles une fois par an par le Conseil d’administration lors du premier Conseil d'administration qui suit l'assemblée générale.

Pour pouvoir être désigné en tant que délégué, l'adhérent devra être à jour de sa cotisation. Il s'engage à représenter la FNGIC dans le cadre de sa délégation de mission et à prendre en compte les avis du Conseil d'administration. Il tiendra le Conseil d'administration régulièrement informé de ses actions.

Les noms des délégués aux missions pérennes apparaîtront sur le site de la FNGIC dans l'onglet « La Fédération » à la suite du Conseil d'administration. Ils pourront bénéficier dans le cadre de cette mission de cartes de visite nominatives avec le logo de la FNGIC et d'une adresse mail @fngic.fr.

Les délégués aux missions pérennes s’engagent, à la fin de leur mission, à ne plus utiliser les cartes de visite nominatives et l’adresse mail mises à disposition par la FNGIC pour la réalisation de la mission.

Article 11 : Assemblée générale

Les convocations et les procès-verbaux des assemblées peuvent être envoyés par mail aux adhérents, de même que les formulaires de pouvoir.

Les assemblées générales, ordinaires ou extraordinaires peuvent être organisées en mode présentiel, distanciel ou mixte (présentiel/distanciel). Les procédures de vote tiendront compte du mode de réunion retenu pour l'assemblée générale.

Dans tous les cas, la FNGIC prend les mesures de nature à pouvoir :

• prouver la participation à distance de membres qui ne signent pas une feuille de présence;
• authentifier les membres qui participent à une consultation électronique par main levée virtuelle, écrite, ou visible en visio conférence ;
• disposer d'un système de vote à distance qui garantisse l'unicité et la confidentialité du vote ;
• garantir la sincérité des décomptes et donc des résultats.

Le vote par des moyens dématérialisés pourra être proposé aux adhérents plusieurs jours avant la l'assemblée retransmise par visioconférence et le résultat des votes électroniques constaté en séance ou au plus tard 24 heures après la clôture de l'assemblée générale pour les élections au Conseil d'administration.

Article 12 : Assemblée générale et pouvoirs

Lorsqu'une procédure de vote par des moyens dématérialisés est mise en place pour l'assemblée générale, tous les votes se font de façon électronique. Il ne pourra pas être tenu compte des pouvoirs, chaque adhérent étant à même de voter individuellement à distance ou en présentiel.

Membres associatifs : En cas de vote dématérialisé, les représentants des membres actifs associatifs pourront déléguer les voix allouées à leur association aux adhérents de leur choix. La liste devra être communiquée à la FNGIC 8 jours avant la tenue de l’Assemblée générale.

Article 13 : Transmission du règlement intérieur aux adhérents

Le règlement intérieur de la FNGIC sera porté à la connaissance des nouveaux adhérents, et transmis à tous les adhérents chaque fois qu’il sera modifié.